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第一講 活動概說 常常聽人家說參加活動、辦活動、帶活動的……,到底什麼是活動呢? 這名詞很『活』!你愛怎麼用就怎麼用!辦個聯誼是活動、帶營隊是個活動、橋牌比賽亦是活動、晚會也是個活動、看電影也是活動、連政見說明會都算是活動呢! 活動的定義是很模糊的,有活潑的也有安靜、可在戶外也可在室內、也有大小型之分,非常難區分。我也只能想到什麼就講什麼了。 簡單的說,個人的行動不算是活動。因為個人的行動不須要事先規畫,當然也有人做任何事都有事先的打算。所以活動是種多人參與的事,必須事先決定活動內容、日期、時間、地點,使每個參與活動的人都能盡興的事。也因為如此活動才有設計的必要! 有些人認為找幾個人、約個時間地點見見面、聊聊天就算是辦活動了(像幾個好友相聚或同學會的),這只算半個活動而已。這種司空見慣、漫無目的的活動我也參加多了,相信你們也是。如果有機會讓你辦活動,就別作「半調子」!要就全心全力去辦,不然就乾脆點——不辦。辦活動是一種頗浪費人力、物力及財力的工作,在講求效率與價值的現今社會,半個活動仍會耗掉不少精神與力氣,甚至會賠了主辦者的人際關係。 活動可依人數多寡分為大小型,也有依時間的長短分大小的。我僅就時間的長短介紹一下活動的種類: 1.一個小時以內:可能是個空檔時間,聊天打牌都可以安排,玩個團康或弄個小論壇也不錯。在營隊的設計裡就通常上個教案、跳個舞唱唱歌就差不多夠了。第二講 活動設計 除了我提這三項外,設計人最好擁有下列一些生活常識: 當一位活動設計人實際上不像我說的要這麼多條件的,只不過擁有能夠耐操耐勞的特性,再加上一顆耐心。 第三講 設計要點 在說明設計要點前,補充一下設計人的職責。首先是活動的可行性評估。最好不要以設計人的眼光來評估,多與他人討論,接受他人的建議對活動的推展有很大的幫助。對上你必須與主辦單位溝通,了解你有多大的權限:如活動進行的時間、可使用的經費、動用之人力、物力等,最重要是你該負什麼責任?這得先
設計人不要太拘泥於自己設計的東西,即使是你親自執行,也得依實際狀況與他人客觀的溝通協調的,甚至有時還會大幅度修改設計!所以設計時要能夠彈性的變動,畢竟活動是因人而辦的,也是因人而異的。 設計最好能有企劃書(或設計書),有書面文件在討論、檢討和存檔都有用途。用不著寫太細:像活動開始幾分鐘,要作什麼事,開場白、帶某種遊戲、規則……。企劃書是用於討論之用,怎麼帶領是執行者的事是用不著寫的。該寫明大約執行的時間、打算帶什麼活動、人員、場地、物品器材及備案等等。細節於開會討論時說明清楚即可。大一點的計畫可分主計畫與子計畫來設計,此可多人同時設計,但須有人設計主計畫並擔任所有子計畫的統籌人。越上面的設計要有彈性,而且概略寫明重要事項。例如:晚會:燈光舞台佈置、主持人、節目、服裝道具……。每子項另再詳述或交與子設計人。例如:舞台佈置:人員、音響、燈光、DJ……。越下面的設計要越詳細。這在所有設計人都要有的共識。 下列五點設計時幾乎非記載不可: 故在此講設計要點上並沒有什麼要點,因為這世上不存在最佳的活動設計。不存在的原因是設計人永遠無法掌握所有天時、地利、人和的因素。所以設計對我來說並不難,也不用花多少時間準備,只要事前多與別人溝通說明(可以克服人和的因素),內容有彈性可任意更動(天時、地利可以看著辦)。比較難的才是實際執行的問題,所以會設計的人很多,真正會帶活動少也是如此。好的活動是多數人認同的,好的設計也是多數人贊同,故會設計的人溝通能力一定要好,能說服他人贊通其設計。最後一點的考量是以實際執行的角度來設計,就是用比較現實的眼光來挑毛病,這些毛病都能辯的過,我想這設計已足夠了。 |